Registro dei Sistemi AI: Cos'è e Modello Gratuito da Scaricare
Il registro dei sistemi AI non è imposto da un modello di legge, ma è la base di ogni altro adempimento AI Act: senza sapere quali sistemi usi non puoi classificarne il rischio. Qui trovi cos'è e un modello gratuito a 12 colonne.
Cos'è il registro dei sistemi AI
Il registro dei sistemi AI è l'inventario dei sistemi di intelligenza artificiale che un'azienda usa, con la loro finalità, il livello di rischio e chi ne è responsabile. È il documento operativo da cui parte ogni altro adempimento previsto dall'AI Act: senza sapere quali sistemi usi, non puoi classificarne il rischio né documentare la trasparenza verso clienti e autorità. In pratica è la mappa che trasforma "usiamo l'AI" in "sappiamo esattamente cosa usiamo, per cosa, e con quali dati".
Il registro dei sistemi AI è obbligatorio?
Non esiste un modello di registro imposto per legge con quel nome, e questo confonde molti. Ma è il presupposto pratico di adempimenti che l'AI Act rende obbligatori: l'alfabetizzazione del personale (Art. 4 Reg. UE 2024/1689, in vigore dal 2 febbraio 2025), la trasparenza sull'uso dell'AI (Art. 50), e la valutazione del rischio dei trattamenti. Si collega inoltre al registro dei trattamenti dell'Art. 30 GDPR, che per molte attività è già obbligatorio. Detto semplice: nessuno ti multa per non avere "il registro", ti trovi scoperto su tutto il resto se non ce l'hai. È il primo file da compilare, non l'ultimo.
Cosa scrivere nel registro: le 12 colonne
Un registro utile ha una riga per ogni sistema AI attivo e queste dodici colonne. Sono le stesse che uso nel kit che consegno ai clienti, ridotte all'essenziale.
1) ID sistema. 2) Nome del sistema, per esempio Claude o ChatGPT. 3) Fornitore, per esempio Anthropic o OpenAI. 4) Finalità, a cosa lo usi. 5) Tipo di dati personali coinvolti: nessuno, comuni, particolari Art. 9 GDPR, giudiziari Art. 10 GDPR. 6) Classificazione AI Act: Limited, Limited+, High se richiede review, Vietato. 7) Base giuridica GDPR: consenso, contratto, legittimo interesse, obbligo di legge, e le altre. 8) Owner interno, chi è responsabile di quel sistema. 9) Data di attivazione. 10) Data ultima revisione. 11) Frequenza di review: sei mesi, annuale, a ogni cambiamento. 12) Note.
Un esempio di riga compilata. Sistema: Claude Sonnet. Fornitore: Anthropic PBC. Finalità: redazione bozze email e sintesi documenti. Dati personali: comuni. Classificazione AI Act: Limited. Base giuridica: legittimo interesse. Owner: il titolare. Frequenza review: annuale. Note: nessun dato sensibile inserito nei prompt. Ripeti per ogni strumento che usi, ed è fatto.
Come tenere aggiornato il registro
Il registro non è un file che compili una volta e archivi. Va aggiornato ogni volta che aggiungi o togli un sistema AI, con una revisione minima ogni sei mesi o una volta l'anno. A ogni revisione controlli tre cose: la classificazione di rischio è ancora corretta, la base giuridica è ancora valida, l'owner interno è ancora la persona giusta. Aggiornare la data di ultima revisione, anche quando nulla cambia, è già prova di adempimento. Quando dismetti un sistema non cancelli la riga: la marchi come dismessa con la data, così resta lo storico per un eventuale controllo.
Questa è la versione base. Il registro completo fa parte del kit AI Setup Compliant, insieme alla valutazione d'impatto e alla nota di trasparenza, personalizzati sui sistemi che usi davvero. Se non sai in che perimetro di rischio ricadi, il self-check ti dà la risposta in due minuti. E se vuoi leggere la fonte, il registro poggia sul Regolamento UE 2024/1689.
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Domande Frequenti
Q.01Il registro dei sistemi AI è obbligatorio per legge?
Non con un modello imposto e quel nome preciso. Ma è il presupposto pratico di adempimenti che l'AI Act rende obbligatori (alfabetizzazione Art. 4, trasparenza Art. 50, valutazione del rischio) e si collega al registro dei trattamenti dell'Art. 30 GDPR. Senza registro sei scoperto su tutto il resto, quindi nella pratica è il primo documento da compilare.
Q.02Che differenza c'è tra registro dei sistemi AI e registro dei trattamenti GDPR?
Il registro dei trattamenti (Art. 30 GDPR) elenca i trattamenti di dati personali. Il registro dei sistemi AI elenca i sistemi di intelligenza artificiale che usi, con la loro classificazione di rischio ai sensi dell'AI Act. Si sovrappongono quando un sistema AI tratta dati personali, ma rispondono a due norme diverse. Averli coerenti tra loro è la cosa più efficiente.
Q.03Ogni quanto va aggiornato il registro dei sistemi AI?
Ogni volta che aggiungi o togli un sistema AI, e comunque con revisione minima ogni sei mesi o annuale. A ogni revisione verifichi che la classificazione di rischio, la base giuridica e l'owner interno siano ancora corretti, e aggiorni la data di ultima revisione anche se nulla è cambiato.