3 voci che ogni azienda dovrebbe avere nel registro AI: modelli, scopo, costi

Perché i costi entrano nel registro AI adesso

L'Art. 4 dell'AI Act, applicabile dal 2 febbraio 2025 e sostituito dal Regolamento (UE) 2026/1744 dal 27 luglio 2026, chiede a fornitori e deployer di adottare misure per sostenere l'alfabetizzazione AI del personale che usa sistemi AI. Non è l'unico obbligo dell'AI Act: le disposizioni per i sistemi ad alto rischio si applicano dal 2 dicembre 2027 e dal 2 agosto 2028, ma questo riguarda già chiunque usi AI in azienda, anche solo ChatGPT o Claude per le email.

E mentre questo termine si avvicina, i prezzi dei modelli AI cambiano senza preavviso. Claude Opus 4.8 via API costa $25 per milione di token in output. Se non tracci versione e costo nel registro, non sai quando cambia e quanto stai spendendo davvero.

Questo è esattamente il tipo di variabile che il registro AI dovrebbe tracciare.

Le 3 voci che mancano nella maggior parte dei registri

La maggior parte delle aziende che hanno già iniziato un registro AI si sono fermate a due colonne: nome del modello e scopo d'uso. Mancano quasi sempre:

1. Il piano o versione attuale, non basta scrivere "Claude": scrivi Claude Pro, Claude API, Claude Max. Il piano determina i costi e i limiti reali.
2. Il costo mensile stimato, non serve la cifra esatta. Serve l'ordine di grandezza: sotto €50/mese, tra €50 e €500, oltre €500. Questo ti permette di vedere subito quale strumento pesa di più sul budget AI aziendale.
3. La data dell'ultimo aggiornamento, i prezzi dei modelli cambiano. Senza una data di revisione, il registro invecchia senza che nessuno se ne accorga.

Template aggiornato: 7 colonne

Copia questa struttura e aggiungi le 3 voci mancanti:

| Sistema AI | Versione/Piano | Scopo | Chi lo usa | Responsabile | Costo mensile stimato | Ultimo aggiornamento | |---|---|---|---|---|---|---| | Claude | Max ($100/mese) | Bozze email, analisi documenti | Customer care | Mario Rossi | €100-200/mese | giu 2026 | | ChatGPT | GPT-4o API | Ricerca di mercato automatizzata | Marketing | Maria Bianchi | €50-100/mese | giu 2026 | | Gemini | Workspace integrato | Riassunti meeting | Tutto il team | IT | incluso nel piano | giu 2026 |

Se hai meno di 5 persone, puoi semplificare: modello, scopo, costo stimato, responsabile. Quattro colonne bastano.

Come stimare il costo se non lo sai

Se usi un piano fisso (Claude Pro $20/mese, Claude Max $100/mese, ChatGPT Plus $20/mese), il costo è noto: è quello che paghi ogni mese.

Se usi le API con consumo a token, la stima richiede un passaggio in più:

1. Guarda la dashboard del provider (Anthropic Console, OpenAI Usage) per il consumo degli ultimi 30 giorni in token
2. Moltiplica per il costo per milione del piano che usi
3. Aggiungi un margine del 20% per variazioni mensili

Prezzi Claude API di riferimento (giu 2026):

• Opus 4.8: $5/M token input, $25/M token output
• Sonnet 4.6: $3/M token input, $15/M token output

Se non hai dati storici, inizia con "sotto €50/mese" e aggiornala al ciclo successivo.

La data di revisione: il campo più sottovalutato

Il motivo per cui i registri invecchiano è semplice: nessuno ha calendarizzato una revisione. Il campo "ultimo aggiornamento" risolve questo: quando rivedi il bilancio trimestrale, aggiungi 30 minuti per aggiornare anche il registro AI.

Cosa controllare ad ogni revisione:

1. Ci sono nuovi modelli o piani in uso non nel registro?
2. I costi sono cambiati (nuovi prezzi, tier diversi)?
3. Qualcuno sta usando strumenti AI non censiti?

Le prime due settimane

Se non hai ancora nessun documento:

1. Settimana 1: crea il registro. Un'ora. Elenca tutti i tool AI che usi, anche quelli che sembrano marginali.
2. Settimana 2: aggiungi i costi stimati e nomina un responsabile. Il responsabile può essere il titolare per ora.
3. Settimane 3-4: scrivi 5 righe di policy interna. Cosa il team può fare con l'AI, cosa no, quali dati non devono mai entrare nei prompt.

Tre settimane di lavoro distribuito. Non servono consulenti per i documenti di base.

Se dopo questa fase vuoi che anche il team impari a usare l'AI con regole chiare sui dati, faccio formazione aziendale. Trovi info su giovanniliguori.it/formazione-aziendale.

Voce sintetica generata. Questo contenuto è informativo e non costituisce consulenza legale. Per la tua situazione specifica, consulta un professionista qualificato in materia di compliance AI.