Prima del 2 agosto, 3 voci che ogni azienda dovrebbe avere nel registro AI: modelli, scopo, costi
Come documentare i costi dei modelli AI nel registro aziendale prima della scadenza AI Act del 2 agosto 2026: guida pratica con template e esempi concreti
Perché i costi entrano nel registro AI adesso
40 giorni. Dal 2 agosto 2026 l'Art. 4 dell'AI Act impone alle organizzazioni di garantire che il personale che usa sistemi AI abbia un livello adeguato di AI literacy. Non è la scadenza per tutti gli obblighi dell'AI Act, le disposizioni per i sistemi ad alto rischio si estendono fino al 2027 e 2028, ma è la prima scadenza concreta per chiunque usi AI in azienda, anche solo ChatGPT o Claude per le email.
E mentre questo termine si avvicina, i prezzi dei modelli AI cambiano senza preavviso. Claude Opus 4.8 via API costa $25 per milione di token in output. Se non tracci versione e costo nel registro, non sai quando cambia e quanto stai spendendo davvero.
Questo è esattamente il tipo di variabile che il registro AI dovrebbe tracciare.
Le 3 voci che mancano nella maggior parte dei registri
La maggior parte delle aziende che hanno già iniziato un registro AI si sono fermate a due colonne: nome del modello e scopo d'uso. Mancano quasi sempre:
- Il piano o versione attuale, non basta scrivere "Claude": scrivi Claude Pro, Claude API, Claude Max. Il piano determina i costi e i limiti reali.
- Il costo mensile stimato, non serve la cifra esatta. Serve l'ordine di grandezza: sotto €50/mese, tra €50 e €500, oltre €500. Questo ti permette di vedere subito quale strumento pesa di più sul budget AI aziendale.
- La data dell'ultimo aggiornamento, i prezzi dei modelli cambiano. Senza una data di revisione, il registro invecchia senza che nessuno se ne accorga.
Template aggiornato: 7 colonne
Copia questa struttura e aggiungi le 3 voci mancanti:
| Sistema AI | Versione/Piano | Scopo | Chi lo usa | Responsabile | Costo mensile stimato | Ultimo aggiornamento | |---|---|---|---|---|---|---| | Claude | Max ($100/mese) | Bozze email, analisi documenti | Customer care | Mario Rossi | €100-200/mese | giu 2026 | | ChatGPT | GPT-4o API | Ricerca di mercato automatizzata | Marketing | Maria Bianchi | €50-100/mese | giu 2026 | | Gemini | Workspace integrato | Riassunti meeting | Tutto il team | IT | incluso nel piano | giu 2026 |
Se hai meno di 5 persone, puoi semplificare: modello, scopo, costo stimato, responsabile. Quattro colonne bastano.
Come stimare il costo se non lo sai
Se usi un piano fisso (Claude Pro $20/mese, Claude Max $100/mese, ChatGPT Plus $20/mese), il costo è noto: è quello che paghi ogni mese.
Se usi le API con consumo a token, la stima richiede un passaggio in più:
- Guarda la dashboard del provider (Anthropic Console, OpenAI Usage) per il consumo degli ultimi 30 giorni in token
- Moltiplica per il costo per milione del piano che usi
- Aggiungi un margine del 20% per variazioni mensili
Prezzi Claude API di riferimento (giu 2026):
- Opus 4.8: $5/M token input, $25/M token output
- Sonnet 4.6: $3/M token input, $15/M token output
Se non hai dati storici, inizia con "sotto €50/mese" e aggiornala al ciclo successivo.
La data di revisione: il campo più sottovalutato
Il motivo per cui i registri invecchiano è semplice: nessuno ha calendarizzato una revisione. Il campo "ultimo aggiornamento" risolve questo: quando rivedi il bilancio trimestrale, aggiungi 30 minuti per aggiornare anche il registro AI.
Cosa controllare ad ogni revisione:
- Ci sono nuovi modelli o piani in uso non nel registro?
- I costi sono cambiati (nuovi prezzi, tier diversi)?
- Qualcuno sta usando strumenti AI non censiti?
I 40 giorni che restano
Se non hai ancora nessun documento:
- Settimana 1: crea il registro. Un'ora. Elenca tutti i tool AI che usi, anche quelli che sembrano marginali.
- Settimana 2: aggiungi i costi stimati e nomina un responsabile. Il responsabile può essere il titolare per ora.
- Settimane 3-4: scrivi 5 righe di policy interna. Cosa il team può fare con l'AI, cosa no, quali dati non devono mai entrare nei prompt.
Tre settimane di lavoro distribuito. Non servono consulenti per i documenti di base.
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Voce sintetica generata. Questo contenuto è informativo e non costituisce consulenza legale. Per la tua situazione specifica, consulta un professionista qualificato in materia di compliance AI.