Articolo 4 AI Act: i 3 documenti che devi avere prima che le sanzioni diventino operative il 2 agosto

Il 2 agosto non è una scadenza lontana

L'articolo 4 del Regolamento AI Act (EU 2024/1689) è in vigore dal 2 febbraio 2025. Dal 2 agosto 2026, le sanzioni previste dall'AI Act diventano operative, rendendo cruciale la conformità all'articolo 4 per evitare rischi.

L'articolo 4 dice, in sostanza: chi impiega sistemi AI deve assicurarsi che il proprio personale abbia una literacy AI sufficiente, adeguata al ruolo e al contesto d'uso.

Literacy. Non un corso. Non un certificato. La capacità verificata e documentata di capire cosa fa lo strumento, quali rischi comporta, e come usarlo in modo consapevole nel proprio lavoro specifico.

Formazione e literacy documentata: la differenza che conta

Fare un corso sull'AI non basta come prova. Può servire come punto di partenza, ma non dimostra da solo che l'obbligo è stato assolto.

La literacy che chiede l'articolo 4 deve essere:

1. Adeguata al ruolo: il professionista legale che usa Claude per analizzare contratti ha esigenze diverse dal marketing che genera testi pubblicitari
2. Verificata: deve essere stata valutata in qualche modo, non solo dichiarata
3. Documentata: deve esistere una traccia scritta di chi ha raggiunto quale livello

Senza documentazione, in caso di ispezione o contestazione, non hai niente da mostrare. Non perché tu abbia fatto qualcosa di sbagliato, ma perché non puoi dimostrare di aver fatto qualcosa di giusto.

I 3 documenti che uso come framework minimo

Nel lavoro con i clienti di AI Setup Compliant ho definito un framework a 3 documenti. Non è l'unico modo di rispettare l'articolo 4. È il modo più diretto per arrivare al 2 agosto con qualcosa di concreto in mano.

Documento 1: Mappatura ruoli-strumenti

Prima di tutto: chi usa cosa.

Per ogni ruolo, non per ogni singola persona, ma per categoria di ruolo, devi avere un elenco chiaro:

1. Quali strumenti AI vengono usati (Claude, ChatGPT, strumenti AI integrati nei software aziendali)
2. In quali attività e con quale grado di autonomia (sotto supervisione diretta o in modo indipendente)
3. Quali output vengono prodotti (testi, analisi, sintesi, codice, report)

Non serve un documento di 50 pagine. Serve una tabella chiara, aggiornata, con firma del responsabile.

Perché serve: senza mappatura non sai a chi si applica l'obbligo di literacy. Non puoi costruire un assessment mirato se non sai chi fa cosa con quali strumenti.

Documento 2: Assessment di literacy per ruolo

Per ogni ruolo nella mappatura, devi avere la prova che le persone in quel ruolo hanno una literacy adeguata.

Come si struttura un assessment:

1. Definisci i criteri specifici per quel ruolo: cosa deve saper fare, cosa deve saper riconoscere, quali rischi deve saper gestire nel proprio contesto lavorativo
2. Esegui la verifica: può essere un questionario scritto strutturato, una sessione pratica supervisionata, un colloquio documentato
3. Registra l'esito: raggiunto, da completare, in percorso di formazione

Non serve che tutti raggiungano lo stesso livello. Serve che il livello sia proporzionato al rischio del ruolo e che sia documentato.

Cosa evitare: un quiz generico su cosa sia l'intelligenza artificiale non è un assessment di literacy ai sensi dell'articolo 4. Deve essere specifico per il contesto lavorativo reale.

Documento 3: Registro evidenze

Il registro è la prova che l'obbligo è stato assolto, persona per persona.

Per ogni collaboratore deve contenere:

1. Nome e ruolo
2. Data in cui l'assessment è stato effettuato
3. Esito (livello raggiunto o status attuale)
4. Firma del collaboratore e del responsabile

Il registro va aggiornato quando cambia il ruolo di una persona, quando cambiano gli strumenti usati, o quando vengono introdotti nuovi tool AI nel flusso di lavoro.

Nota: non è un documento da depositare da nessuna parte. È un documento interno che protegge l'azienda in caso di verifica o contestazione.

Come iniziare con 30 giorni davanti

Se hai 30 giorni, la sequenza logica è questa:

1. Fai la mappatura dei ruoli: anche in modo informale, identifica chi usa quali strumenti AI oggi e con quale autonomia
2. Definisci i criteri di literacy per i ruoli più esposti: inizia da chi usa AI in autonomia su output che influenzano decisioni o documenti ufficiali
3. Esegui gli assessment: anche un questionario scritto specifico va bene, se è documentato e firmato
4. Costruisci il registro: mentre esegui gli assessment, registra gli esiti man mano

Il 2 agosto non è una data di completamento perfetto. È il momento da cui le sanzioni previste dall'AI Act diventano esigibili. Arrivare con i 3 documenti anche parziali ma esistenti è molto meglio che arrivare senza niente.

AI Setup Compliant

In AI Setup Compliant porto le aziende attraverso questo processo in modo strutturato: mappatura del sistema AI in uso, assessment per ruolo, costruzione del registro e, dove necessario, percorsi di literacy personalizzati per i collaboratori.

Il servizio è disponibile in tre formati a seconda della complessità dell'organizzazione. Trovi i dettagli su giovanniliguori.it.