Quanto costa automatizzare con l'AI in una PMI: il preventivo è la parte facile

Quando un titolare mi chiede quanto costa automatizzare i suoi processi, la risposta che si aspetta è un numero. La risposta utile è un'altra: dipende da quanto è ordinato il processo che vuoi automatizzare, e quello lo scopri solo guardandolo.

Ti do comunque i numeri, perché evitarli è il modo più veloce per far perdere tempo a tutti e due. Il mio listino è pubblico, sta sulla pagina di prenotazione e lo ripeto qui sotto riga per riga. Poi ti spiego la parte che il listino non dice, che è quella che decide se il progetto ti conviene o no.

Il listino, senza giri

Sono un freelance, non una struttura. Questo significa che il prezzo che leggi è quello che pago io in ore, senza margine di agenzia sopra. Significa anche che ci sono progetti che non posso prendere, e te lo dico prima.

Call di scoping, 30 minuti, 97 euro. Serve a mettere a fuoco un processo concreto e capire se ha senso toccarlo. Se poi partiamo con un progetto, i 97 euro vengono scalati dal preventivo. Non è una call commerciale travestita: se la conclusione è che non ti serve niente, te lo dico e finisce lì.

Claude Audit, 90 minuti, 297 euro. Produce un documento: mappa dei processi automatizzabili, priorità in ordine di impatto, roadmap operativa. È la diagnosi separata dall'implementazione, che secondo me è l'unico modo onesto di vendere consulenza tecnica. Chi ti fa la diagnosi gratis ha un incentivo a trovarti una malattia.

System Setup, da 997 a 1.497 euro. Automazioni costruite sui processi che l'audit ha messo in cima. Il range dipende dal numero di integrazioni e da quanto sono documentati i dati di partenza.

Full-Stack Automation, da 1.497 a 2.000 euro. Sistema end to end: acquisizione, delivery, reporting, con deploy su cloud e monitoraggio che ti avvisa quando qualcosa si rompe.

Sopra questa fascia i prezzi smettono di essere un listino e diventano un preventivo, perché sopra questa fascia la variabile dominante non è più il codice ma il tuo processo interno.

Se vuoi una via d'ingresso più corta, l'AI Build Day è una giornata singola da 290 euro in cui costruiamo una automazione dentro il tuo stack, con rimborso pieno se a fine giornata non gira niente. Se il tema è la conformità normativa e non la produttività, il kit AI Setup Compliant parte da 890 euro.

I quattro livelli, e dove ognuno si rompe

Il prezzo non dipende dal tool. Dipende da quanto è complicata la logica che stai spostando dalla testa di una persona a una macchina. Questi sono i quattro gradini che vedo ricorrere, con il punto preciso in cui ognuno smette di reggere.

Livello 1: connettore no-code

Setup indicativo da 500 a 2.000 euro, manutenzione quasi zero, implementazione in una o tre settimane.

Colleghi due o tre strumenti che parlano già la stessa lingua: un form che scrive su un foglio, un ordine che manda una notifica su Slack, un backup che copia dati da un SaaS a un database. Finché la logica è "se arriva A, fai B", funziona e costa poco.

Si rompe alla prima condizione con dentro un numero. "Se il cliente ha fatturato più di 10.000 euro negli ultimi dodici mesi manda la proposta A, altrimenti la B" richiede di andare a leggere il fatturato da qualche parte, gestire il caso in cui quel dato non c'è, e decidere cosa fare quando l'API non risponde. Da lì in poi qualcuno deve saper programmare, anche se il tool si presenta come no-code.

Il costo nascosto di questo livello non è il canone del tool. È che ogni volta che cambi un campo in un'integrazione, il flusso si rompe in silenzio e te ne accorgi due settimane dopo, dal cliente che non ha mai ricevuto la mail.

Livello 2: orchestratore visuale avanzato

Setup indicativo da 2.000 a 5.000 euro, canone infrastruttura da poche decine di euro al mese, implementazione da tre a otto settimane.

Qui il tool diventa un assemblatore della tua logica di business. Prendi lead da tre canali diversi, normalizzi i dati, calcoli uno score su sette parametri, mandi comunicazioni diverse in base allo score e scrivi tutto in un database centrale. È il livello dove sta la maggior parte delle PMI tra i dieci e i cinquanta dipendenti che hanno già qualcuno di tecnico dentro.

Si rompe sull'ecosistema. Se il tuo gestionale non ha un connettore pronto, hai due strade: scrivere il connettore via API, oppure rinunciare a integrare quel pezzo. La prima costa e ti riporta al livello 3 di fatto. La seconda lascia un buco che qualcuno riempie a mano, e quel qualcuno diventa il collo di bottiglia di tutto il resto.

Ho scritto un confronto dedicato su dove conviene ognuno dei tre approcci in Claude, n8n o Zapier, con i criteri di scelta invece delle preferenze.

Livello 3: sistema su misura con modelli linguistici

Setup indicativo da 1.500 a 8.000 euro, canone di esercizio variabile, implementazione da quattro a dieci settimane.

Questo è il livello dove serve un modello che legge, decide e scrive, non solo un flusso che sposta dati. Classificare richieste in arrivo, estrarre campi da documenti non strutturati, generare bozze che una persona rivede. La forbice di prezzo è larga perché include sia il caso "un endpoint e una regola" sia il caso "sette componenti che si parlano".

La cosa controintuitiva: qui il codice spesso costa meno del livello 2, perché scrivere trenta righe di Python è più veloce che ricostruire la stessa logica dentro un'interfaccia a nodi. Quello che costa è tutto il resto: gestione degli errori, retry, log, il modo in cui capisci che il sistema ha smesso di funzionare.

Si rompe quando il modello sbaglia e nessuno se ne accorge. Un flusso deterministico che si rompe si ferma. Un sistema con dentro un modello che si rompe continua a produrre output plausibili e sbagliati, e questo è un modo di guasto diverso, che va progettato prima. Ne ho scritto separatamente in il rischio dell'AI non è che sbagli.

Livello 4: sistema in produzione con presidio

Qui non c'è un prezzo di setup, c'è un canone. Il lavoro non è più costruire, è tenere in piedi qualcosa che gira ogni giorno mentre il mondo intorno cambia.

Nel contratto che ho attivo con uno studio professionale, la forma è questa: attivazione una tantum a 290 euro, poi un canone mensile su tre livelli, 190, 290 o 490 euro a seconda del volume e del tempo di risposta, e le attività fuori perimetro a 60 euro l'ora. È un numero reale di un contratto reale, non una simulazione.

Questa fascia ha senso solo se il sistema produce qualcosa di misurabile ogni mese. Se non sai dire cosa hai guadagnato il mese scorso, il canone è una tassa.

Il costo che il listino non contiene

Tre voci ricorrono in ogni progetto, e sono quelle che le PMI scoprono dopo. Le metto qui perché farle emergere prima è metà del mio lavoro.

L'infrastruttura di esercizio. Un sistema che gira su cloud costa. Nel mio caso la voce dominante sono i token dei modelli, e lì l'ordine di grandezza è pubblico: al listino Anthropic, Opus 5 sta a 5 dollari per milione di token in ingresso e 25 in uscita, Sonnet 5 a 3 e 15, Haiku 4.5 a 1 e 5. Il calcolo pratico su un'automazione vera l'ho fatto in Claude API: quanto costa davvero un'automazione in produzione.

Il compute spesso costa meno di quanto temi. Il free tier di Google Cloud Run copre un volume di esecuzioni che per una PMI è quasi sempre sufficiente: il mio ecosistema ci gira dentro, e l'ho documentato con i numeri in deploy di automazioni Claude su Cloud Run.

La manutenzione. Ogni integrazione esterna è una promessa che qualcun altro può rompere. Un'API che cambia versione, un cambio di dominio, un permesso revocato. Un sistema con cinque integrazioni ha cinque probabilità indipendenti di guastarsi ogni mese, e la matematica dice che si guasta più spesso di quanto pensi.

Come ordine di grandezza uso il 15 o 20 per cento del costo di setup su base annua, e quando il sistema è critico quel numero cresce.

Il tuo tempo. Questa è la voce che nessuno mette a preventivo e che pesa di più. Se il processo non è mappato, la mappatura la facciamo insieme, e la parte tua non la posso fare io. Serve che qualcuno che conosce davvero il processo stia in call, risponda alle domande scomode, e decida i casi limite. Contali: due o tre mezze giornate su un progetto medio, distribuite su alcune settimane.

Il modo per abbassare questa voce è arrivare preparato. Ho scritto cosa vuol dire spiegare un processo prima di automatizzarlo in prima di automatizzare, devi saper spiegare come lo fai a mano.

L'aritmetica del ritorno, fatta bene

Il conto che conta è uno solo, ed è più noioso di come lo raccontano.

Prendi il processo. Conta le ore che ci passa una persona in un mese. Moltiplica per il costo orario aziendale vero di quella persona, che non è il suo netto: è lordo più contributi più quota di costi fissi, e per un impiegato italiano sta di solito tra 22 e 40 euro l'ora a seconda dell'inquadramento. Quello è il costo mensile del processo a mano.

Poi stima quanto ne resta dopo l'automazione. Non zero: resta la supervisione, restano le eccezioni, resta la parte che nessuna macchina fa. Su un processo ben scelto ne resta tra il 10 e il 30 per cento.

Esempio con numeri tondi. Un processo che occupa 20 ore al mese a 30 euro l'ora costa 600 euro al mese, cioè 7.200 l'anno. Un System Setup a 1.200 euro più 40 euro al mese di infrastruttura, che porta via l'80 per cento del lavoro, libera 480 euro al mese. Il rientro arriva intorno al terzo mese, il resto dell'anno è margine.

Cambia un solo numero e il quadro si ribalta. Lo stesso processo, se occupa 4 ore al mese, costa 120 euro al mese, e un setup da 1.200 rientra in quattordici mesi. Su quattordici mesi cambiano il gestionale, il team e forse il processo stesso: quel progetto non va fatto.

La soglia grezza che uso: sotto le 10 ore al mese di lavoro ripetitivo, un progetto di automazione a tre cifre alte raramente rientra prima che il contesto cambi. Il metodo completo per misurarlo, con le voci da includere e quelle da escludere, sta in come misurare il ROI dell'AI.

Il preventivo migliore è quello che non firmi

Il 18 luglio ho fatto un audit sul mio stesso sistema. Ho contato le automazioni che ho in produzione su cinque runtime diversi, una sessantina in tutto, e le ho divise in due gruppi: quelle che producono qualcosa che vale, e quelle che sorvegliano le prime.

Il rapporto è circa uno a uno. Metà del mio sistema esiste per controllare l'altra metà. Cinque processi sono usciti dall'audit come candidati alla cancellazione: cose che avevo automatizzato perché era interessante automatizzarle, non perché servissero.

L'ho scritto perché è il consiglio che vale più del listino. Prima di preventivare, prova a cancellare. Un processo che puoi eliminare costa zero e non si rompe mai. Un processo che puoi semplificare a metà si automatizza al mezzo del prezzo. Automatizzare è il passo che viene dopo, non il primo.

I casi in cui dico di non fare nulla, e sono più frequenti di quanto sembri:

1. Il processo cambia ogni trimestre. Automatizzi qualcosa che tra tre mesi non esiste più.
2. Nessuno sa spiegarlo per intero. Se serve intervistare quattro persone per ricostruirlo, il problema non è tecnico.
3. Il volume è basso. Dieci occorrenze al mese non giustificano nulla.
4. Serve solo per dire che si usa l'AI. Questo si vede subito e finisce sempre allo stesso modo.

Come scegliere, in pratica

Se sei un freelance o uno studio sotto le cinque persone, non ti serve un progetto. Ti serve una persona che costruisca una cosa e te la lasci documentata. Un processo, un indicatore, taglio piccolo.

Se sei una PMI tra i dieci e i cinquanta dipendenti con un processo che sanguina ore ogni settimana, parti dall'audit. Novanta minuti e 297 euro ti danno la mappa, e con la mappa in mano puoi anche decidere di farla fare a qualcun altro, o a nessuno.

Se hai già provato e ti si è rotto tutto, il problema quasi certamente non è il tool. È che mancava il pezzo di gestione degli errori, e quello non si vede finché non serve. Ho raccolto i modi di guasto ricorrenti in il 75 per cento dei progetti AI non arriva in produzione.

Se preferisci provare a fartela da solo prima di spendere in consulenza, il manuale che ho scritto costa 19 euro e sta su Claude Mastery. Dieci moduli, quattro casi studio, i template che uso davvero. È il modo più economico che conosco per capire se il tuo problema è alla tua portata, e se lo è hai risparmiato mille euro.

E se vuoi il numero sul tuo caso invece che sul caso medio, la call di scoping esiste per quello. Trenta minuti, 97 euro, scalati se poi partiamo. Porta un processo concreto: quello che ti fa dire "ogni lunedì mattina perdo due ore a fare questa cosa". Da lì si lavora.